Geef je je medewerkers gratis lunch, of tegen een lage vergoeding? Over de kosten en de inkoop van deze voorziening kun je beperkt btw aftrekken. In de loop van de jaren mag je alle btw over de inkoop van de lunchfaciliteiten gewoon aftrekken. Dit geldt ook voor de btw voor de aanschaf van kantine-inventaris en overige kosten. Aan het eind van het jaar kan je berekenen of je (een deel van) de ingehouden btw moet terugbetalen.
Deze regeling geldt voor al het eten en drinken dat je aan het personeel ter beschikking stelt, daarbij maakt niet uit of er een kantine aanwezig is of deze faciliteiten op een andere manier aan de medewerker wordt verschaft.
Btw-bedrag
Om te bepalen of je de btw over de uitgaven mag inhouden als voorbelasting, bereken je hoeveel bevoordeling je per werknemer geeft. Dat gaat op deze manier:
- U berekent de aanschafkosten voor het eten en drinken (exclusief btw).
- Daarbij telt u een opslag van 25% op.
- U trekt de werkelijke omzet van de kantine (inclusief btw) af van de aanschafkosten plus de opslag.
- Als de uitkomst daarvan positief is, deelt u die door het aantal werknemers dat gebruik kan maken van de faciliteiten.
- Het bedrag dat daar uitkomt, is de bevoordeling per werknemer.
Je moet de btw die je hebt afgetrokken corrigeren als de bevoordeling per werknemer meer is dan €227. Is de bevoordeling per werknemer minder dan bereken je per werknemer ook eventuele andere personeelsvoorzieningen.
Maaltijdvergoeding van werk
Als je werkgever geen maaltijd verstrekt heb je recht op een maaltijdvergoeding. De vergoeding is per 1 januari 2019 tenminste €4,30. Heb je een kassabon met een hoger bedrag dan ontvang je het bedrag op de bon tot een maximum van €8,80. Je hebt enkel recht op een maaltijdvergoeding als je werkgever geen maaltijd in natura verstrekt. Kleine consumpties, zoals koffie, thee, gebak, een stuk fruit of andere tussendoortjes, mogen op de werkplek onbelast worden vergoed. De werkplek wordt in dit geval gedefinieerd als de plek waar de werknemers hun werk doen en waarvoor je arbo-verantwoordelijk bent. Dat kan in voorkomende gevallen dus ook een thuiswerkplek zijn.
Hoe heb je de lunch geregeld?
Bij lunches zijn vele opties mogelijk zoals:
- Iedereen zorgt voor zijn eigen lunch en je verstrekt melk, soep, thee en koffie;
- Een personeelslid of de personeelsvereniging verzorgt de lunch en houdt de boekhouding zelf (buiten je administratie) bij en je draagt niets bij behalve eventueel melk, soep, thee en koffie;
- Een cateringbedrijf verzorgt lunches/maaltijden. Je biedt deze tegen (kost)prijs aan aan het personeel;
- Een medewerker luncht buiten de deur met (een) externe bedrijfsrelatie(s) en je vergoed deze lunch;
- Je medewerkers moeten mee-eten met je cliënten (bijvoorbeeld pedagogisch medewerkers in een kinderdagverblijf);
- Een cateringbedrijf verzorgt lunches/maaltijden en je betaalt een gedeelte van deze kosten;
- Je verzorgt de lunch als bedrijf voor je medewerkers.
Wat zegt de belastingdienst over bovengenoemde voorbeelden?
In het eerste vijf situaties hoef je nergens op te letten. Fiscaal levert dit geen probleem, alleen bij optie 4 moet wel een rekening overlegt kunnen worden als bewijsmateriaal.
Bij optie 6 en 7 moet je wel opletten! De Belastingdienst stelt dat je per lunch per medewerker 3,35 euro (2021) moet bijtellen bij het loon. Dit houdt dus in dat de boterham wordt gezien als loon waar je loonheffingen en premies over moet betalen.
Deze naheffing kan je op verschillende manieren voorkomen:
- Door een bijtelling aan de medewerker te vragen en hierbij belasting betaald over zijn lunch. In dit geval betaal je als werkgever de lunches en de extra sociale lasten en liggen de kosten voornamelijk bij de werkgever.
- Door een netto inhouding in te houden op het salaris van de medewerker. In dat geval betaalt de medewerker een gedeelte of de gehele lunch terug aan de werkgever.
Hoe reken je de bijtelling of inhouding uit?
Je laat de medewerker aanvinken als ze mee lunchen en houdt het aantal lunches * 3,35 euro in op het salaris. Dit kan best ingewikkeld zijn en een foutje zit in een klein hoekje. Je kunt ook gebruik maken van de formule van de belastingdienst: ( ( 214 * 3,35 * (het gemiddeld aantal dagen per week dat iemand werkt / 5 ) ) / 12 ) (13 bij mensen die per 4 weken verloond worden).
Voorbeeld: iemand die fulltime werkt: ( 214 * 3,35 * 5 / 5 ) / 12 = € 59,74
Voorbeeld: iemand die drie dagen per week werkt: ( 214 * 3,35 * 3 / 5 ) / 12 = € 35,84
