Hoeveel reiskosten krijgen medewerkers?
Wanneer je met je eigen vervoer, carpoolt of met het openbaar vervoer reist kan je werkgever maximaal €0,19 per kilometer als vergoeding geven. Als je […]
Lees meer
Workspace365
Online en lokaal werken met Office Apps
Documenten synchroniseren naar elk device
Samenwerken in één document, met één versie
Manualmaster
Toegang tot de benodigde documenten
Versiebeheer, verificatie en autorisatie
Gelezen en begrepen
Top 5 Document management software in Nederland
Documenten kunnen op meerdere plekken worden opgeslagen bijvoorbeeld in mailboxen, op een USB, op verschillende computers of in fysieke archieven. Door al die verschillende locaties is er weinig overzicht vooral als die documenten onder collega’s heen en weer worden gestuurd. Een document managementsysteem zorgt ervoor dat weer meer overzicht en efficiëntie komt in het beheer van al deze documenten. Vanwege de groeiende hoeveelheid informatie binnen organisaties is het dus steeds belangrijker om een documentbeheersysteem te hebben.
Een Document ManagementSysteem (DMS) is een software-oplossing voor bedrijven dat over het algemeen een opslagplaats is waarin beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen waardoor ze makkelijker terug te vinden zijn. De documenten zijn dan terug te vinden aan de hand van kenmerken zoals; auteur, naam, omschrijving, datum, categorie en status. Documenten worden op een centraal platform opgeslagen en vanaf dit centrale punt kunnen documenten snel gevonden, gedeeld en aangepast worden. Daarnaast kunnen meerdere medewerkers in hetzelfde document werken en kan er nagegaan worden wie welke aanpassing heeft gedaan. Ook kunnen de documenten zo ingesteld worden dat ze automatisch van de ene afdeling in het bedrijf naar de andere gaan.
Bynder
Bynder is een softwarebedrijf in Amsterdam opgericht in 2013. Naast het hoofdkantoor in Amsterdam heeft het bedrijf ook kantoren in Rotterdam, Boston, San Carlos, Londen, Barcelona, Dubai en Melbourne. Bynder is prijswinnende marketingsoftware die bedrijven helpt om eenvoudig content te maken, vinden en gebruiken. Bynder biedt drie verschillende pakketten aan: Digital Asset Management, DAM + schaalbare content activiteiten en DAM + Verbonden digitaal ecosysteem.
Zenya
Zenya is een krachtige software die 25 jaar geleden door Infoland is ontwikkeld. Zo’n 1,5 miljoen professionals maken gebruik van Zenya. De software is jouw persoonlijke assistent voor veiligheid en kwaliteitsmanagement, die flexibel meebeweegt met de wereld om je heen en die je eenvoudig acties en taken af laat handelen, je krachtige dashboards biedt, waarop je ziet waar je staat en waar je nog kunt verbeteren. De Zenya app heeft vier verschillende modules: Zenya DOC, Zenya FLOW, Zenya CHECK en Zenya RISK.
Workspace 365
Workspace 365 is een softwarebedrijf in Nijkerk opgericht in 2010. De software helpt mensen vooruit door hun werk te vereenvoudigen met een adaptive workspace. Workspace 365 is een digitale werkplek die al je applicaties, documenten en informatie bundelt. Met de rolgebaseerde werkplek kan je met New Day at Work vanaf elke device en elke locatie in de cloud werken. Workspace 365 heeft drie pakketten: Simplify, Adapt en Boost.
Manualmaster
Manualmaster is een softwarebedrijf in Papendrecht opgericht in 1992 door Jacco van der Pol en Fred Vahlkamp. Het bedrijf levert software voor kwaliteitsmanagement. Manualmasters beidt verschillende soorten software aan, van documentmanagement tot non-conformities, van procesmanagement tot auditmanagement en van risicomanagement tot compliance. Manualmaster biedt geen verschillende pakketten maar één abonnement.
Assai
Assai is een softwarebedrijf in Culemborg opgericht in 1990 door Willem van der Jagt en Gerrit Breebaart. Naast het hoofdkantoor in Culemborg zijn er ook kantoren te vinden in Abu Dhabi, Madhya Pradesh en Kuala Lumpur. Assai’s doel was het bouwen van mooie software met gebruik van de nieuwste technieken en vanaf 1996 zijn zij begonnen met het ontwikkelen van een standaard softwaresysteem voor documentbeheer. Assai biedt geen verschillende pakketten maar één abonnement.
Waarom een document managementsysteem?
Er zijn veel verschillende redenen om een document managementsysteem te nemen zoals bijvoorbeeld extra ruimte in de archiefruimte, het brengt rust in veel processen, minder verbruik van papier of besparen op inktpatronen. Met de software kan je veel georganiseerder werken dan eerst en de automatisatie zorgt voor een betere documentenstroom en efficiëntie.
Andere redenen om een documentbeheersysteem te nemen zijn; structuur krijgen in je documentopslag, het verhogen van de productiviteit van het personeel, makkelijker facturen verwerken, het verlagen van printkosten en een beter overzicht bij bedrijven met meerdere vestigingen.
Welke functies heeft document management software?
- Digital Asset Management
- Brand Guidelines
- Creative Workflow
- Content Workflow
- Studio
- Dynamic Asset Transformation
- Print Brand Templates
- Integraties
- Digital workplace
- Sociaal intranet
- Microsoft 365
- Elektronisch patiëntdossier
- CRM- en ERP systemen
- Business Intelligence
- Gebruiksbeheer
- Authenticatie
Voordelen document management software
Een voordeel van document management software is het boven water halen van documenten op verschillende manieren. Dit kan bijvoorbeeld door het dossier op te zoeken met het kenmerk dat je het document hebt gegeven. Daarnaast kan je het systeem zo instellen dat bepaalde documenten na een periode automatisch worden vernietigd.
Andere voordelen van DMS zijn:
- Het digitaliseren van documenten
- Het delen van documenten tussen collega’s
- Het samenwerken in de documenten
- Het gebruik van een versiebeheer
- Het verbeter van de workflow
- Aantoonbaar efficiënter werken
- Veilig en conform GDPR wetgeving
- Replicatie met andere applicaties