Wanneer je met je eigen vervoer, carpoolt of met het openbaar vervoer reist kan je werkgever maximaal €0,19 per kilometer als vergoeding geven. Als je met het openbaar vervoer reist kan je ook de werkelijk gemaakte reiskosten vergoed krijgen van de werkgever.  

Vergoeding eigen vervoer 

Reis je met eigen vervoer naar werk dan kan je werkgever je maximaal €0,19 per kilometer belastingvrij vergoeden. Deze maximale kilometervergoeding geldt voor elk vervoermiddel. Wanneer je werkgever een hogere reiskostenvergoeding geeft dan €0,19, geldt alles boven €0,19 als loon en moet je werkgever hierover loonheffing inhouden.

Vergoeding openbaar vervoer 

Als je gebruik maakt van het openbaar vervoer om op werk te komen kan de werkgever kiezen twee manieren van belastingvrij vergoeden: 

• De werkelijk gemaakte reiskosten 
• Het aantal gemaakte kilometers tot maximaal €0,19 per kilometer 

Ook hier geldt dat alles boven de €0,19 telt als loon waar loonheffing op wordt geheven. 

Wanneer heb je recht op reiskostenvergoeding

Er zijn drie manieren om te kijken of je recht hebt op vergoeding: 

• Check je cao; hierin staan veelal de gemaakte afspraken over reiskostenvergoeding. De werkgever moet zich in ieder geval aan de afspraken van het cao houden als jij hieronder valt. 
• Check je bedrijfsregelingen; bij de meeste bedrijven wordt reiskostenvergoeding hierin opgenomen of in het handboek Personeelszaken. Deze kan je opvragen bij de afdeling P&O 
• Als laatste kan je zelf onderhandelen over reiskosten mocht het niet zijn opgenomen in voorgaande opties. Zorg er dan voor dat je hierover onderhandeld tijdens je sollicitatiegesprek zodat de vergoeding in je contract wordt opgenomen

Mocht je geen recht hebben op reiskostenvergoeding via je werkgever dan kun je aanspraak maken op de reisaftrek openbaar vervoer van de Belastingdienst. Als de afstand meer dan 10 kilometer is kan je onder bepaalde voorwaarden een bedrag van je inkomen inhouden. 

Geef je je medewerkers gratis lunch, of tegen een lage vergoeding? Over de kosten en de inkoop van deze voorziening kun je beperkt btw aftrekken. In de loop van de jaren mag je alle btw over de inkoop van de lunchfaciliteiten gewoon aftrekken. Dit geldt ook voor de btw voor de aanschaf van kantine-inventaris en overige kosten. Aan het eind van het jaar kan je berekenen of je (een deel van) de ingehouden btw moet terugbetalen. 

Deze regeling geldt voor al het eten en drinken dat je aan het personeel ter beschikking stelt, daarbij maakt niet uit of er een kantine aanwezig is of deze faciliteiten op een andere manier aan de medewerker wordt verschaft.

Btw-bedrag  

Om te bepalen of je de btw over de uitgaven mag inhouden als voorbelasting, bereken je hoeveel bevoordeling je per werknemer geeft. Dat gaat op deze manier: 

• U berekent de aanschafkosten voor het eten en drinken (exclusief btw).
• Daarbij telt u een opslag van 25% op.
• U trekt de werkelijke omzet van de kantine (inclusief btw) af van de aanschafkosten plus de opslag.
• Als de uitkomst daarvan positief is, deelt u die door het aantal werknemers dat gebruik kan maken van de faciliteiten.
• Het bedrag dat daar uitkomt, is de bevoordeling per werknemer.

Je moet de btw die je hebt afgetrokken corrigeren als de bevoordeling per werknemer meer is dan €227. Is de bevoordeling per werknemer minder dan bereken je per werknemer ook eventuele andere personeelsvoorzieningen. 

Maaltijdvergoeding van werk

Als je werkgever geen maaltijd verstrekt heb je recht op een maaltijdvergoeding. De vergoeding is per 1 januari 2019 tenminste €4,30. Heb je een kassabon met een hoger bedrag dan ontvang je het bedrag op de bon tot een maximum van €8,80. Je hebt enkel recht op een maaltijdvergoeding als je werkgever geen maaltijd in natura verstrekt. Kleine consumpties, zoals koffie, thee, gebak, een stuk fruit of andere tussendoortjes, mogen op de werkplek onbelast worden vergoed. De werkplek wordt in dit geval gedefinieerd als de plek waar de werknemers hun werk doen en waarvoor je arbo-verantwoordelijk bent. Dat kan in voorkomende gevallen dus ook een thuiswerkplek zijn.

Hoe heb je de lunch geregeld?

Bij lunches zijn vele opties mogelijk zoals:

• Iedereen zorgt voor zijn eigen lunch en je verstrekt melk, soep, thee en koffie;
• Een personeelslid of de personeelsvereniging verzorgt de lunch en houdt de boekhouding zelf (buiten je administratie) bij en je draagt niets bij behalve eventueel melk, soep, thee en koffie;
• Een cateringbedrijf verzorgt lunches/maaltijden. Je biedt deze tegen (kost)prijs aan aan het personeel;
• Een medewerker luncht buiten de deur met (een) externe bedrijfsrelatie(s) en je vergoed deze lunch;
• Je medewerkers moeten mee-eten met je cliënten (bijvoorbeeld pedagogisch medewerkers in een kinderdagverblijf);
• Een cateringbedrijf verzorgt lunches/maaltijden en je betaalt een gedeelte van deze kosten;
• Je verzorgt de lunch als bedrijf voor je medewerkers.

Wat zegt de belastingdienst over bovengenoemde voorbeelden?

In het eerste vijf situaties hoef je nergens op te letten. Fiscaal levert dit geen probleem, alleen bij optie 4 moet wel een rekening overlegt kunnen worden als bewijsmateriaal.

Bij optie 6 en 7 moet je wel opletten! De Belastingdienst stelt dat je per lunch per medewerker 3,35 euro (2021) moet bijtellen bij het loon. Dit houdt dus in dat de boterham wordt gezien als loon waar je loonheffingen en premies over moet betalen.

Deze naheffing kan je op verschillende manieren voorkomen:

• Door een bijtelling aan de medewerker te vragen en hierbij belasting betaald over zijn lunch. In dit geval betaal je als werkgever de lunches en de extra sociale lasten en liggen de kosten voornamelijk bij de werkgever.
• Door een netto inhouding in te houden op het salaris van de medewerker. In dat geval betaalt de medewerker een gedeelte of de gehele lunch terug aan de werkgever.

Hoe reken je de bijtelling of inhouding uit?

Je laat de medewerker aanvinken als ze mee lunchen en houdt het aantal lunches * 3,35 euro in op het salaris. Dit kan best ingewikkeld zijn en een foutje zit in een klein hoekje. Je kunt ook gebruik maken van de formule van de belastingdienst: ( ( 214 * 3,35 * (het gemiddeld aantal dagen per week dat iemand werkt / 5 ) ) / 12 ) (13 bij mensen die per 4 weken verloond worden).

Voorbeeld: iemand die fulltime werkt: ( 214 * 3,35 * 5 / 5 ) / 12 = € 59,74

Voorbeeld: iemand die drie dagen per week werkt: ( 214 * 3,35 * 3 / 5 ) / 12 = € 35,84

Per jaar krijgt de medewerker een wettelijk aantal vakantiedagen, dit is het aantal uren dat je per week werkt keer vier. Je kan je vakantiedagen in één keer achter elkaar opnemen maar ook in losse uren opnemen. Tijdens je vakantie wordt je loon doorbetaalt door je werkgever. Als je meer vakantiedagen opbouwt dan het wettelijk aantal dan heb je ‘bovenwettelijke’ vakantiedagen. Afspraken over deze extra vakantie-uren kunnen in je cao of arbeidsovereenkomst staan. 

Vakantiedagen opnemen 

Wanneer je vakantie-uren wilt opnemen vraag je dit aan bij je werkgever. In principe dient de werkgever dit goed te keuren tenzij er een geldige reden is om het af te wijzen bijvoorbeeld als je vakantie grote problemen opleveren voor het bedrijf of als er een collectieve vakantie is. In dit geval moet je werkgever binnen twee weken na de aanvraag schriftelijk bezwaar maken. De werkgever moet dan wel toestaan dat je deze vakantie op een ander moment opneemt. Voor bovenwettelijke vakantiedagen gelden andere regels. 

Ieder jaar moet je de mogelijkheid hebben om het wettelijke aantal vakantiedagen op te kunnen nemen. Je werkgever mag hier geen bezwaar tegen maken ook niet op basis van de bovengenoemde uitzonderingen. De wettelijke vakantiedagen die je niet hebt opgenomen vervallen een half jaar na het kalenderjaar dat je ze hebt opgebouwd.  

Uitzonderingen op niet opgenomen vakantiedagen 

In sommige gevallen vervallen de niet opgenomen vakantiedagen pas na vijf jaar na het kalenderjaar waarin je de dagen hebt opgebouwd. Dit geldt in de volgende gevallen: 

• Als je niet in staat was de wettelijke vakantiedagen op tijd op te nemen door bijvoorbeeld ziekte of omdat de werkgever hier geen kans voor gaf
• Als je bovenwettelijke vakantiedagen hebt

Overgebleven uren bij een nieuwe baan 

Als je van baan gaat wisselen en je hebt niet de mogelijkheid om je overgebleven wettelijke vakantiedagen op te nemen dan krijg je deze uren uitbetaald. Je mag deze uren ook opnemen bij je nieuwe werkgever. Hij betaalt deze uren niet en je hebt een verklaring van je oude werkgever nodig waarin staat hoeveel vakantie-uren je over hebt. Of je bovenwettelijke vakantiedagen mee mag nemen hangt af van de nieuwe werkgever. 

Bovenwettelijke vakantiedagen mag je door je werkgever laten afkopen, je kunt hier elkaar echter niet toe verplichten. Je niet opgenomen wettelijke vakantiedagen mag je niet laten uitbetalen, dit is alleen toegestaan bij het einde van je dienstverband. 

Je bent zwanger! Maar wat zijn nou eigenlijk je rechten tijdens je zwangerschapsverlof. Tijdens je zwangerschapsverlof kan je recht hebben op een zwangerschaps- en bevallingsuitkering. Tijdens je verlof loopt het opbouwen van je vakantiedagen gewoon door. Je werkgever mag je nooit ontslaan vanwege je zwangerschap en mocht je ziek worden tijdens de zwangerschap of bevalling dan kan je een ziektewetuitkering krijgen. 

Zwangerschaps- en bevallingsverlof 

In totaal heb je recht op minstens 16 weken verlof. Dit bestaat uit 6 weken zwangerschapsverlof en 10 weken bevallingsverlof. Het bevallingsverlof mag je gespreid opnemen. Het zwangerschapsverlof duurt tot de dag van bevallen en moet uiterlijk 4 weken voor de uitgerekende bevallingsdatum worden opgenomen. Alles wat je minder dan de 6 weken verlof opneemt mag worden opgeteld bij je bevallingsverlof. Je bevallingsverlof gaat in op de dag na bevalling en duurt minstens 10 weken, ook als het kind later geboren wordt. 

Zwangerschaps- en bevallingsuitkering 

Werkende vrouwen kunnen drie weken voordat ze met verlof gaan dit bij hun werkgever aanvragen. Je werkgever vraagt de zwangerschapsuitkering dan aan bij het UWV en meestal ontvangen zij dan de uitkering waarmee ze je loon doorbetalen tijdens het verlof. 

De uitkering is gelijk aan 100% van je gemiddelde dagloon, maar zal nooit meer zijn dan het maximumdagloon. Als je eerder verlof hebt opgenomen of ziek was waardoor je die periode een lager inkomen had heeft dit geen invloed op de uitkering. 

Ook als je niet werkt en een uitkering hebt, heb je recht op een uitkering tijdens het zwangerschapsverlof. Je hebt dan recht op een WAZO-uitkering in plaats van je huidige uitkering. Als zelfstandige ondernemer is het mogelijk om een ZEZ-uitkering aan te vragen bij het UWV tijdens de zwangerschap.  

Ziekte tijdens zwangerschap of bevalling 

Als je ziek wordt voor, tijdens of na de zwangerschap dan kan je een uitkering krijgen. Het moment wanneer je ziek wordt en je situatie bepalen op welke uitkering je recht hebt. 

Ziekte bij een werkgever 

Wanneer je voor een werkgever werkt en ziek wordt tijdens de zwangerschapsperiode vraagt de werkgever een ziektewetuitkering voor je aan. Als je door je zwangerschap of bevalling ziek bent geworden verandert dit niets aan je uitkering 

Ziekte bij een uitkering 

Als je rond je zwangerschap of bevalling ziek wordt en je ontvangt een uitkering van het UWV dan behoud je gewoon je zwangerschaps- en bevallingsuitkering. Het maakt voor de uitkering niet uit of dit door ziekte of zwangerschap komt.

Ziekte als Zzp’er

Wanneer je als Zzp’er ziek wordt tijdens de zwangerschap of bevalling dan heb je alleen recht op financiële vergoeding als je daarvoor vrijwillig bent verzekerd. Een voorbeeld hiervan is een vrijwillige verzekering bij het UWV. 

Rechten van partner tijdens de zwangerschap 

Als partner heb je recht op 1 werkweek geboorteverlof na de bevalling. Het maakt hierbij niet uit of je fulltime of parttime werkt. Wanneer je vrij moet nemen omdat je partner bevalt dan kan je calamiteitenverlof of kortverzuimverlof opnemen, je salaris loopt gewoon door tijdens dit verlof. 

Bij je werkgever kan je sinds 1 juli als partner ook maximaal 5 weken aanvullende geboorteverlof aanvragen. Tijdens het verlof kan de werkgever ervoor kiezen om de uitkering zelf uit te betalen of dit via het UWV te laten plaatsvinden. Het aanvullende geboorteverlof moet worden opgenomen binnen 6 maanden na de geboorte van het kind en zij moeten eerst het geboorteverlof van 1 week hebben opgenomen.

Tegenwoordig is een HR-manager onmisbaar binnen een bedrijf. Dit komt omdat hij zich bezighoudt met alles wat met het personeel te maken heeft en hier alles voor regelt, zoals het begeleiden van nieuwe medewerkers. Ook kan de HR-manager een aanspreekpunt zijn voor werknemers wanneer er problemen of vragen zijn. 

Daarnaast is een HR-manager er medeverantwoordelijk voor het werven van nieuw personeel maar ook om deze te behouden. Door het opstellen en bijhouden van een personeelsdossiers weet de organisatie precies waar de medewerker staat binnen het bedrijf, hoe het gaat en waar er eventueel verbeteringen kunnen plaatsvinden om de medewerker te behouden zodat zowel het bedrijf als de medewerker kan blijven groeien. 

In een bedrijf of organisatie heeft een HR-manager de leiding over de afdeling Human Resources. Hij stuurt deze afdeling door middel van het aannemen van personeel, het beheren van de salarisadministratie en het handhaven van het bedrijfsbeleid en praktijken. 

Wat is de rol van een HR-manager? 

Een HR-manager is verantwoordelijk voor een veilige werkomgeving voor alle werknemers en heeft als belangrijkste taak het bemiddelen bij conflicten binnen het bedrijf. Hij is betrokken bij het eerste contact van een werknemer tot aan het ontslag. Een groot deel van het takenpakket van een HR-manager bestaat uit administratieve zaken zoals salaris, ontslag en verlof. Sommige andere taken van de HR-manager bestaan uit: 

• Human resources-beleid uitstippelen, voeren en opvolgen
• Werving en recrutering, maar ook ontslag en outplacement
• Procedures voor personeelsadministratie controleren
• Interne communicatie tussen management en personeel
• Begeleiding bij sociale inspectie
• Relaties met vakbonden en organiseren van sociale verkiezingen
• Optimalisatie van instroom-, retentie- en uitstroomprocessen
• Functieclassificatie uitwerken
• Nieuwe HR-software implementeren 

Voor welke bedrijven is een HR-manager van belang? 

Voor middelgrote tot grote bedrijven is het belangrijk om over een HR-manager te beschikken. Voor kleinere bedrijven is het vaak nog niet nodig om een HR-manager in dienst te hebben. Een van de medewerkers kan deze taak op zich nemen of men besteedt dit uit aan een extern bedrijf. Zodra het bedrijf gaat groeien en zich uitbreidt kan het van belang zijn om een HR-manager aan te stellen die de volledige focus heeft voor deze taken.